ZAŁOŻENIE ORGANIZACJI ZAKŁADOWEJ KROK PO KROKU
(Możliwe, że w różnych miastach i u różnych pracodawców procedura rejestracji przebiegać będzie nieco inaczej, ale poniższe uwagi są efektem faktycznie przeprowadzonej rejestracji organizacji zakładowej i mogą stanowić wsparcie dla nowych organizacji.)
Najpierw rozmowy, mniej lub bardziej formalne, aby wysondować, czy znajdzie się grupa osób chętnych do założenia organizacji zakładowej. Do założenia organizacji zakładowej, która miałaby coś do powiedzenia potrzeba minimum 10 osób.
Zebranie założycielskie (miejsce dowolne, ważne, żeby można było spokojnie porozmawiać).
Zebranie musi być protokołowane. W związku z tym na początku zebrania należy wybrać osobę prowadzącą i protokolanta. Przebieg zebrania:
1. Otwarcie zebrania.
2. Wybór przewodniczącego zebrania, protokolanta, komisji skrutacyjnej.
3. Poinformowanie o celach i zadaniach ZZBiPB „Bibliotekarze Polscy” (zapoznanie ze statutem) oraz przedstawienie inicjatywy powołania organizacji zakładowej.
4. Uchwała w sprawie powołania organizacji zakładowej (głosowanie jawne).
5. Wybór Komitetu Założycielskiego (co najmniej 3 osoby). Od momentu powołania Komitetu Założycielskiego, to on mocą uchwały przyjmuje następnych członków, po zakończeniu procesu rejestracji jego obowiązki przejmuje Zarząd Organizacji Zakładowej.
6. Podpisanie listy obecności, deklaracji członkowskich, ewentualnie oświadczenia dla zakładu pracy o odcinaniu składek.
7. Wybór (głosowanie tajne) przewodniczącego organizacji zakładowej. Wyniki ogłasza komisja skrutacyjna.
8. Wybór zarządu organizacji zakładowej (głosowanie tajne). Wyniki ogłasza komisja skrutacyjna.
9. Wybór komisji rewizyjnej (jw.).
10. Dyskusja.
Ze względów praktycznych dokumenty należy sporządzić w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach. Jeden komplet wysłać do ZG. Drugi zostaje w dokumentacji organizacji zakładowej.
Do dokumentów (protokół, uchwała o powołaniu oz, lista obecności) dołączamy wniosek, w którym występujemy do Zarządu Głównego o rejestrację nowej zakładowej organizacji związkowej. ZG dokonuje rejestracji i wydaje odpowiednie dokumenty ją potwierdzające.
Wtedy należy poinformować pracodawcę o powstaniu organizacji zakładowej. W późniejszym okresie prawdopodobnie będzie trzeba dostarczyć pracodawcy jeszcze NIP i REGON.
Uwaga techniczna: W czasie procedury rejestracji wszystkie dokumenty, również te z zebrania założycielskiego, należy nosić ze sobą, bo nigdy nie wiadomo, co i gdzie się przyda.
Siedziba
Należy zastanowić się nad siedzibą organizacji zakładowej. Może to być adres któregoś ze związkowców. Może to też być adres zakładu pracy, czyli biblioteki. Drugie rozwiązanie jest bardziej korzystne. Adres zostaje ustalony raz na zawsze. W przypadku pierwszego, kiedy np. osoba udostępniająca swoje mieszkanie „pogniewa się” na związek, konieczne będzie szukanie nowego adresu i zgłaszanie go w kilku miejscach oraz zmiana pieczątki.
Jeśli Wasz wybór padnie na budynek biblioteki, należałoby w pierwszej kolejności udać się do właściwego Urzędu Skarbowego i zapytać, czy do podania adresu w zgłoszeniu NIP będzie potrzebna formalna umowa z uczelnią, zaświadczenie o prawie używania adresu, czy tylko deklaracja związku. Niektóre urzędy nie wymagają umów. Jeśli umowa taka będzie potrzebna, to w zasadzie pracodawca i tak nie ma wyboru, bo zgodnie z prawem ma on obowiązek zapewnić lokal organizacji związkowej. Należy wystąpić z pismem do Rektora uczelni lub dyrektora Biblioteki. Aby przyspieszyć sprawę, po wcześniejszych konsultacjach z dyrektorem, w piśmie tym można zaproponować konkretny pokój w bibliotece (np. pomieszczenie socjalne) oraz zaproponować wzór umowy. Umowa może być dosyć ogólna, jeśli faktycznie lokal nie zostanie przejęty, czyli umowa pozostaje na papierze, ale organizacja może posługiwać się adresem biblioteki.
REGON
Aby uzyskać numer REGON należy wypełnić odpowiedni wniosek (RG-1). Jest on dosyć prosty do wypełnienia: (poza polami oczywistymi typu nazwa i adres: w p. 01 – zaznaczamy 1; 04-1, 44-1; 45-48- wpisujemy dane KRS centrali; 49 – 1; 50- związek zawodowy; 56- wpisujemy 94.20.Z działalność związków zawodowych; 57-3). Przy składaniu wniosku potrzebny będzie aktualny odpis KRS Związku (w części urzędów wymagany jest po prostu numer KRS – kwestia podejścia urzędników) oraz potwierdzona sądownie kopia Statutu Związku. Potrzebne jest też zaświadczenie z centrali o wpisaniu do rejestru związku. Wszystkie te dokumenty otrzymają państwo od Sekretarza Związku po zgłoszeniu powstania organizacji. Zaświadczenie o nadaniu REGON otrzymuje się po kilku dniach. Można umówić się na odbiór osobisty.
NIP
Z REGON-em można występować o NIP. W tym celu wypełniamy NIP-2. Oprócz pól oczywistych: pole 32 – zazn.1; p. 34 – 2; p. 35 -1; p.36 – 37; p. 37 – 1; p.39 – działalność związków zawodowych; p.40 – 94-20-Z; p.55-księgi rachunkowe; C – dane centrali. Przy składaniu wniosku należy mieć do wglądu dokumenty, które potrzebne były do nadania REGON. Wraz z NIP-2 należy złożyć pismo o zwolnienie z obowiązku składania miesięcznych deklaracji CIT-2 na rzecz zeznania rocznego CIT-8.
Uwaga techniczna – Chociaż organizacja zakładowa działa od dnia, kiedy pracownicy podjęli odpowiednią uchwałę, to na wniosku o NIP jako datę rozpoczęcia działalności należy wpisać datę późniejszą niż data złożenia wniosku.
Pieczątka
Teraz czas na pieczątkę. Ponieważ nazwa naszego związku jest dosyć długa, to i pieczątki są znacznych rozmiarów. To pociąga koszty. Znaleźć musi się na niej pełna nazwa organizacji zakładowej, tak jak ta podana w NIP-2, adres, NIP i REGON. Można dodać też numer kontaktowy czy mail. Przy ich zmianie trzeba będzie jednak wyrabiać nową pieczątkę. Ponieważ organizacja nie ma jeszcze swoich środków, na pieczątkę trzeba się zrzucić, albo poprosić o fakturę z dłuższym terminem płatności i po wpłynięciu pierwszych składek ją uregulować (fakturę i dowód wpłaty zachować do dokumentacji finansowej). Taka pieczątka jest w zasadzie wystarczająca do kontaktów z urzędami. Natomiast do korespondencji z władzami uczelni przydaje się również imienna pieczątka przewodniczącego (z nazwą oz). Kto za nią zapłaci – oz czy przewodniczący – to sprawa do ustalenia.
Rachunek bankowy
Kiedy mamy pieczątkę, możemy udać się do banku. Rachunki bankowe dla organizacji związkowych zakładane są na takich zasadach, jak dla firm. Przede wszystkim należy pochodzić po najbliższych oddziałach banków i popytać, jak wyglądałoby założenie konta i jego prowadzenie. Oczywiście, wygrywa ten, kto zaoferuje sposób najprostszy i najtańszy. Do założenia rachunku potrzebne będą wszystkie zgromadzone już dokumenty i pieczątka.
Składki
Kiedy znamy już numer naszego konta to odpowiednim pismem skierowanym do Działu Finansowego prosimy o potrącanie składek (z rozbiciem na OZ i ZG). Załącznikiem jest lista członków, jeśli jest to wymagane – z upoważnieniami członków związku.
NIP
Po podpisaniu umowy z bankiem zgłaszamy numer rachunku oz do Urzędu Skarbowego. W tym celu wypełnia się taki sam NIP-2, w dokładnie ten sam sposób, w odpowiednich polach dodając nazwę banku i numer konta. Przy składaniu wniosku należy złożyć kopię (lub okazać się) umowy z bankiem o prowadzenie konta.
Obowiązkiem związku jest informowanie pracodawcy o liczebności OZ, pierwszy raz zaraz po rejestracji, potem na koniec każdego kwartału do 10 następnego miesiąca.
deklaracja członkowska BIBLIOTEKARZE PL wrzesień 2020
Jeśli chcesz dołączyć do naszego związku – skontaktuj się z nami a prześlemy formularze i wzory dokumentów potrzebnych przy zakładaniu organizacji zakładowej.